von Thomas Pelkmann *)

Print-Management ist mehr als die Kontrolle von Papierverbrauch und Füllständen der Tonerkassetten. IDC-Analyst Matthias Kraus erläutert, wie sich durch ein strategisches Herangehen direkte, aber vor allem indirekte Kosten einsparen lassen.

Jeder Deutsche, hat die Umweltstiftung WWF Deutschland ausgerechnet, verbraucht pro Jahr rund 250 Kilogramm Papier. Das ist in der Summe so viel, wie Afrika und Südamerika zusammen konsumieren. Der Anteil von Druck- und Pressepapieren an diesem gigantischen Stapel beträgt nach Zahlen des Bundesumweltministers rund 47 Prozent.
Wer sich nun zum Schutz der Wälder, aber auch aus Sorge um die eigenen Kosten auf den Weg macht, Papierverbrauch und Wartungskosten im eigenen Unternehmen einer genauen Prüfung zu unterziehen, geht jedoch allenfalls den ersten Schritt hin zu einem effizienten Print-Management.
Matthias Kraus, Analyst beim Marktforschungsunternehmen IDC, definiert Print-Management als größere Aufgabe: "Es geht um die Optimierung der Kosten und Infrastruktur, der Qualität des Services und einer verbesserten Produktivität". Dazu gehören eine genaue Analyse des Ist-Zustandes, die strategische Planung mit den Punkten Beschaffung, Finanzierung, Installation, Support und Wartung, Verbrauchsmaterialeinkauf und -lieferung, Gerätemanagement sowie einer verbrauchs- und verursachungsgerechten Abrechnung. Kurz: "Der Begriff umfasst alle Maßnahmen mit dem Ziel, die Anforderungen des Unternehmens an eine optimale Druckverarbeitung zu erfüllen".
Das mag manchem Unternehmensverantwortlichen zu viel erscheinen. Gut, ein paar Euros gibt es immer zu sparen. Aber lohnt sich dieser immense Aufwand tatsächlich? Eine Umfrage der Marktforscher von IDC Mitte letzten Jahres legt den Schluss nahe, dass die meisten Unternehmen diese Frage verneinen: Etwa drei Viertel von rund 500 Firmen gab den Analysten zu Protokoll, dass sie keinerlei Maßnahmen zum Print Management betrieben. Dabei zeigen die Ergebnisse der IDC-Befragung auch, dass das Sparpotenzial von den deutschen Unternehmen unterschätzt wird.

Versteckte Kosten sind der größte Posten
Die Unternehmensleiter betrachten häufig nur die offensichtlichen Kosten für Anschaffung von Geräten oder den Verbrauch von Papier und Toner. Viel wichtiger sind nach Überzeugung von Matthias Kraus aber die versteckten Kosten durch ineffiziente Print-Infrastrukturen, zu denen neben den Druckern auch Faxgeräte, Kopierer und Scanner gehören.

In vielen Unternehmen gebe es einen veralteten Gerätepark mit unterschiedlichsten Modellen vieler Hersteller, argumentiert Kraus. Das führe zu häufigen Störungen und Ausfällen mit der Folge, dass die IT-Abteilung einen großen Aufwand betreiben muss, um diese Geräte zu warten, Ersatzteile zu beschaffen und kaputte Drucker zu reparieren.
Auch die weitverbreitete Praxis, den Einkauf von Geräten und Verbrauchsmaterialien auf eine möglichst große Anzahl von Abteilungen wie Einkauf, IT oder einzelne Verantwortlichkeiten aufzuteilen, sorgt für diese versteckten Kosten. Gute Konditionen lassen sich so jedenfalls nicht einfach realisieren.
All’ diese Probleme wirken sich schließlich auch negativ auf die Produktivität von Fachbereichen und IT-Abteilung aus: Die einen kämpfen viel zu häufig mit Drucker und Kopierer, die anderen verbrauchen viel zu viel Zeit damit, die auftretenden Fehler zu beheben.
"Die indirekten Kosten für den Betrieb einer Print-Infrastruktur liegen um ein vielfaches höher, als die direkten Ausgaben", zählt Kraus zusammen.

Am Anfang steht die Ist-Analyse
Wer sich also den direkten und noch viel mehr den indirekten Kosten mit dem Ziel zuwenden möchte, beides zu senken, kommt um eine profunde Analyse des Ist-Zustandes nicht herum. Schon bei der bloßen Auflistung der einzelnen Geräte, der Hersteller und Typen sowie der Einsatzorte und -gebiete gebe es manchen Aha-Effekt, verspricht Matthias Kraus. Der lasse sich direkt in Konsolidierungsmaßnahmen übertragen.

Zum richtigen Print Management gehöre aber anschließend das Formulieren strategischer Pläne mit dem Ziel, die Anzahl von Geräten, Herstellern und Typen zu reduzieren. Zudem gehe es darum, die Service Level für die unterschiedlichen Geräte und Abteilungen bedarfsgerecht zu definieren. Dazu zähle auch der Umgang mit den vorhandenen Gerätschaften unterschiedlichster Provenienz, die in der Praxis zumindest teilweise und für eine Übergangszeit weiter betrieben werden.
Am Ende der Aufgaben stehe dann das laufende Geschäft mit dem Management des optimierten Geräteparks. Das ist aber keine einmalige Sache, denn die Analyse von Verbrauchswerten einzelner Standorte gibt fortlaufend Ansatzpunkte für weitere Verbesserungen.

Dienstleister erhöhen den Spareffekt
Zu den interessantesten Ergebnissen der IDC-Umfrage gehört die Erkenntnis, dass höhere Spareffekte erzielt, wer sich externer Hilfe bedient. Aus der Sicht des Experten spricht dieses Resultat "klar für Managed Services".
Auch wenn Print Management "kein Hexenwerk" ist, weist Matthias Kraus auf die vielen Details hin, die es bei Analyse und strategischer Planung wie auch beim fortlaufenden Management zu beachten gelte.
Da seien externe Partner aufgrund der größeren Expertise dem eigenen Know-how gegenüber im Vorteil: "Dienstleister verfügen über ausgereifte Konzepte und kennen die Details und Kleinigkeiten. Außerdem haben sie seit Jahren Tools und Methoden für die Analyse und den optimalen Betrieb der Infrastruktur entwickelt", begründet der Experte sein Plädoyer für die externe Hilfe.
Wer so seine Drucker-Infrastruktur strategisch ausgerichtet hat, spart sofort Geld und gibt zudem Raum für weitere Optimierungen. Ein gutes Print Management ist die Voraussetzung, um in folgenden Schritten den gesamten Lifecycle eines Dokumentes, von der Erstellung über die Verteilung bis zur Ausgabe, zu verbessern.
Dabei geht es um Themen wie elektronische Formulare, Archivierung, sicheres Drucken und teilautomatisierte Dokumentenprozesse. "Die Unternehmen sprechen dann über die Produktivität ihrer Geschäftsprozesse. Hier verbirgt sich ein nochmal höheres Potenzial", so Kraus bei seinem Ausblick.

*) Der Autor ist Redakteur der Computerwoche.de